Rechnung schreiben — Papierform

Dein Briefkopf

Betrieb

Straße

PLZ und Ort

Kleinunternehmer nach §19 UStG

Steuernummer oder USt-IdNr.

IBAN

Zahlungsziel in Tagen

Freistellungsbescheinigung § 48b EStG

Bescheinigung liegt vor, Nummer nicht auf den BelegFußzeile

Empfänger

Aus der Kundenliste

Firma oder Name

Straße

PLZ und Ort

Was ist der Auftraggeber?

Umsatzsteuer wird ausgewiesen. Die Rechnung trägt den Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht.

Ein Betrieb, der selbst Bauleistungen erbringt — der Subunternehmer-Auftrag. Nur hier kommt § 13b in Frage.

Ein Betrieb, der selbst Bauleistungen erbringt — der Subunternehmer-Auftrag. § 13b kommt für dich trotzdem nicht in Frage: als Kleinunternehmer weist du ohnehin keine Umsatzsteuer aus.

Kirchengemeinde, Verein, Hausverwaltung, Gewerbe. Umsatzsteuer wird ausgewiesen, § 13b greift nicht — die Bauabzugsteuer nach § 48 EStG aber schon.

Bauleistung nach § 13b UStG

Dein Auftraggeber schuldet die Umsatzsteuer. Du weist keine aus, und der Beleg trägt den vorgeschriebenen Hinweis.

USt-IdNr. des Auftraggebers

Leitweg-ID

Nur bei öffentlichen Auftraggebern — Amt, Stadt, Kirchengemeinde, Landesbetrieb. Sie steht im Auftrag und ist die Anschrift im Rechnungseingangsportal: ohne sie weist das Portal die Rechnung ab, ohne dass jemand dich anruft.

Beim Sichern landet der Kunde in deiner Liste — beim nächsten Mal reicht ein Klick.

Bauvorhaben

Wo gebaut wurde. Dein Auftraggeber führt mehrere Baustellen gleichzeitig — ohne diese Angabe kann er die Rechnung keinem Projekt zuordnen, und dann bleibt sie liegen. In der E-Rechnung ist es die Lieferanschrift.

Projektnummer des Auftraggebers

Die Nummer, unter der dein Auftraggeber das Projekt führt — sie steht auf seiner Bestellung oder im Werkvertrag. Trag sie hier ein und nicht in die Bezeichnung: sie geht als eigene Angabe ins XML, nach der seine Buchhaltung sucht.

Bezeichnung

Straße

PLZ und Ort

Rechnung

Nummer

Datum

Leistungszeitraum

VertragsgrundlageUmsatzsteuer

Skonto in Prozent

0 lässt die Zeile weg.

Skonto innerhalb von Tagen

Der Betrag auf dem Beleg bleibt der volle — den Abzug nimmt dein Auftraggeber beim Zahlen.

Als Kleinunternehmer nach § 19 weist du keine Umsatzsteuer aus — das Feld ist deshalb gesperrt.

Bei § 13b schuldet dein Auftraggeber die Steuer — der Satz bleibt deshalb ohne Wirkung.

Positionen

Pos.

Leistung

Menge

Einheit

Einzelpreis

Aufmaß

Netto: 0,00 €
zzgl. 19 % USt: 0,00 €
Gesamt: 0,00 €
abzgl. Abschläge: −0,00 €
abzgl. Einbehalt: −0,00 €
Zahlbetrag: 0,00 €

Bereits berechnete Abschläge

Papierform zieht Netto und Steuer getrennt ab. Ein Abzug der Bruttobeträge würde auf der Schlussrechnung zu viel Umsatzsteuer ausweisen — die schuldest du dann nach § 14c UStG. Der Steuersatz gehört dabei zum Abschlag und nicht zu dieser Rechnung: eingetragen wird der, mit dem damals abgerechnet wurde.

Sicherheitseinbehalt in Prozent der Bruttosumme0 lässt die Zeile weg. Üblich sind 5 % — vereinbart sein muss er trotzdem.

Bemerkung

Pflichtangaben nach §14 UStG

8 offen

Name und Anschrift des Ausstellers
Trage deinen Betrieb und die Anschrift im Briefkopf ein.
Name und Anschrift des Empfängers
Ein Firmenname ohne Ort genügt nicht.
Fortlaufende Nummer
Papierform vergibt sie beim Speichern automatisch.
Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem der Beleg entsteht — nicht das Leistungsdatum.
Zeitpunkt der Leistung
Monat genügt, etwa „August 2026“.
Menge, Einheit und Bezeichnung der Leistung
Jede Position braucht eine Bezeichnung und eine Menge größer null.
Steuernummer oder USt-IdNr.
Eine von beiden reicht, sie muss aber dastehen.
Entgelt und Steuerbetrag getrennt
Netto, Steuersatz und Steuerbetrag stehen getrennt im Summenblock.
Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht
Steht bei Privatkunden automatisch unter dem Betrag.

E-Rechnung (ZUGFeRD)

1 offen

Leistungszeitpunkt als Datum lesbar
Ein Monat („August 2026“), ein Datum („24.08.2026“) oder eine Spanne („01.08. – 31.08.2026“). Freitext bleibt eine Bemerkung und fehlt als Leistungszeitpunkt.

Jede Rechnung wird als PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931 geschrieben — ein PDF für dich und deinen Kunden, ein Datensatz für seine Buchhaltung.

XRechnung

6 offen

Leitweg-ID des Auftraggebers
Die XRechnung ist das Format der öffentlichen Auftraggeber, und die Leitweg-ID ist ihre Anschrift — sie steht im Auftrag. Einem Betrieb schickst du das PDF: es ist schon eine E-Rechnung.
Telefonnummer in der Fußzeile
Die XRechnung verlangt einen Kontakt beim Aussteller — etwa „Tel. 0211 4409120“.
E-Mail-Adresse in der Fußzeile
Sie ist zugleich die elektronische Adresse deines Betriebs in der XRechnung.
IBAN
Ohne Zahlweg ist die XRechnung ungültig — im ZUGFeRD-PDF ist er nur empfohlen.
Postleitzahl im Briefkopf
Postleitzahl und Ort in eine Zeile, etwa „40468 Düsseldorf“.
Postleitzahl des Auftraggebers
Postleitzahl und Ort in eine Zeile, etwa „40213 Düsseldorf“.

Öffentliche Auftraggeber verlangen die Rechnung meist als XRechnung — eine reine XML-Datei fürs Rechnungseingangsportal. Du schreibst sie unter der Vorschau, zusätzlich zum PDF.

Sieh hier noch einmal hin

Ohne IBAN enthält die E-Rechnung keinen Zahlweg. Die Software des Empfängers muss das Konto dann von Hand bekommen.

Deine Daten

Alles liegt im Speicher dieses Browsers. Auf einem anderen Rechner fängt Papierform bei null an — auch der Nummernkreis. Nimm die Datei mit, wenn du wechselst. Eine eingelesene Datei ersetzt dabei nichts: sie legt dazu, was hier noch fehlt.

0 Belege sind noch in keiner Sicherung. Wer den Browserspeicher leert oder das Gerät wechselt, fängt ohne Datei von vorn an.

Schreibt bei euch mehr als einer Rechnungen, zählt jeder Browser für sich — und zweimal dieselbe Rechnungsnummer wäre die Folge, ohne dass einer von beiden es merkt. Ein eigenes Kürzel je Arbeitsplatz verhindert das: es steht in der Nummer, und damit hat jeder Platz seinen eigenen Kreis.

Platzkennung

Gesicherte Belege

Dein Betrieb

Straße · PLZ Ort

Steuernummer / USt-IdNr.: -

Empfänger

Rechnung

Pos.	Leistung	Menge	Einzelpreis	Summe
1	-	1 Stk.	0,00 €	0,00 €

Nettobetrag0,00 €

zzgl. 19 % USt0,00 €

Rechnungsbetrag0,00 €

Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.

Bitte geben Sie bei der Überweisung die Rechnungsnummer an.

8 Pflichtangaben fehlen noch — das PDF entsteht trotzdem.