Warum Abschläge netto abgezogen werden (§ 14c UStG)

Abschläge sind echte Rechnungen

Am Bau wird in Raten abgerechnet. Während der Bauzeit schreibst du Abschlagsrechnungen über den Teil, der schon steht; am Ende rechnet die Schlussrechnung die ganze Leistung ab und zieht ab, was schon berechnet wurde.

Jede Abschlagsrechnung weist Umsatzsteuer aus, und die schuldest du nicht erst mit der Schlussrechnung. Bei Anzahlungen entsteht sie, sobald das Geld eingeht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG) — wenn die Schlussrechnung geschrieben wird, hast du sie längst ans Finanzamt abgeführt. Die Frage ist nur, wie sie dort wieder herauskommt.

Ein Beispiel

Trockenbau in einem Bürogebäude, 10.000 € netto. Während der Bauzeit gehen zwei Abschläge hinaus:

Nach der Abnahme kommt die Schlussrechnung. Man sieht sie in zwei Fassungen:

Beide enden bei 3.570,00 €. Dein Kunde merkt keinen Unterschied, deine Bank auch nicht. Der Unterschied steht eine Zeile höher.

Wo die 1.330 € herkommen

In der ersten Fassung steht die Steuer für die ganze Leistung gesondert ausgewiesen, 1.900 €, und abgezogen wird nur Geld. Die 1.330 € aus den Abschlagsrechnungen stehen damit zweimal auf Papier: einmal auf den Abschlagsrechnungen, einmal in den 1.900 € der Schlussrechnung. Zusammen hast du 3.230 € Umsatzsteuer ausgewiesen, für eine Leistung, auf die 1.900 € entfallen.

Das Gesetz sagt deshalb ausdrücklich, was in der Endrechnung abzuziehen ist: die vereinnahmten Teilentgelte „und die auf sie entfallenden Steuerbeträge“ (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Wer nur die Zahlung abzieht, hat die Steuer nicht abgezogen.

Für zu viel ausgewiesene Steuer gilt § 14c Abs. 1 UStG: wer in einer Rechnung einen höheren Steuerbetrag ausweist, als er für den Umsatz schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag. Die Finanzverwaltung hat genau diesen Fall geregelt — werden die Abschläge in der Endrechnung nicht abgesetzt, ist der gesamte dort ausgewiesene Steuerbetrag abzuführen (Abschnitt 14.8 Abs. 10 UStAE). Im Beispiel sind das 1.330 € zusätzlich, auf einer Rechnung, deren Zahlbetrag stimmt.

Dein Kunde bemerkt das nicht, er hat ja das Richtige überwiesen. Auffallen wird es, wenn überhaupt, bei einer Prüfung — und dann bei jeder Schlussrechnung, die nach demselben Muster geschrieben ist.

Und brutto abziehen geht gar nicht?

Doch — wenn die Steuer daneben steht. Die Finanzverwaltung lässt zu, die Abschläge mit ihrem Gesamtbetrag abzusetzen, wenn die darin enthaltenen Steuerbeträge zusätzlich angegeben werden (Abschnitt 14.8 Abs. 7 UStAE). Dann ist die Steuer eben doch getrennt ausgewiesen, nur in anderer Reihenfolge. Was nicht geht, ist die eine Zeile „abzgl. geleistete Zahlungen“ ohne Steuer — und das ist ausgerechnet die Zeile, die in einer selbstgebauten Vorlage am nächsten liegt.

Steuerlich zulässig ist auch eine Restrechnung, die nur den offenen Rest abrechnet und die Abschläge gar nicht nennt (Abschnitt 14.8 Abs. 11 UStAE). Am Bau ist die Schlussrechnung aber die Abrechnung des ganzen Auftrags: an ihr prüft der Auftraggeber die Gesamtleistung, und dazu muss die auf dem Blatt stehen.

Jeder Abschlag mit seinem eigenen Steuersatz

Abgezogen wird die Steuer, die auf der Abschlagsrechnung stand — mit dem Satz von damals, nicht mit dem heutigen. Meist ist das derselbe. Dass es nicht so bleiben muss, hat das zweite Halbjahr 2020 gezeigt: vom 1. Juli bis zum 31. Dezember galten 16 statt 19 Prozent. Wer im Frühjahr Abschläge zu 19 % berechnet hatte und dessen Arbeit im Herbst abgenommen wurde, rechnete die Gesamtleistung mit 16 % ab und zog die Abschläge mit ihren 19 % ab. Wer sie mit dem neuen Satz nachrechnet, zieht eine Steuer ab, die nie auf einer Rechnung stand.

Wenn es schon passiert ist

Eine solche Schlussrechnung lässt sich berichtigen: berichtigst du den Steuerbetrag gegenüber deinem Kunden, fällt der Mehrbetrag wieder weg (§ 14c Abs. 1 Satz 2 UStG). Bis dahin schuldest du ihn. Wenn du ältere Schlussrechnungen nach dem ersten Muster geschrieben hast, sprich mit deiner Steuerberatung — lieber jetzt als bei einer Prüfung.

So macht es Papierform

Auf der Schlussrechnung trägst du die Abschläge mit Nummer, Datum und Nettobetrag ein — oder übernimmst sie mit einem Klick aus deinen gespeicherten Abschlagsrechnungen, samt dem Steuersatz, mit dem sie damals geschrieben wurden. Papierform zieht Netto und Steuer getrennt ab, jeden Abschlag mit seinem eigenen Satz, und weist dich darauf hin, wenn einer davon von dem der Schlussrechnung abweicht. Ein Feld für einen Bruttobetrag ohne Steuer gibt es nicht.

Dieselben Beträge stehen in der E-Rechnung, die im PDF steckt: Papier und Datensatz kommen aus derselben Rechnung. Was mit einem vereinbarten Sicherheitseinbehalt dazukommt, steht im Artikel über den Sicherheitseinbehalt.