E-Rechnungspflicht 2025 für Handwerker: Was sich ändert

Die E-Rechnungspflicht 2025 für Handwerker betrifft zwei unterschiedliche Abläufe: den Empfang von Lieferantenrechnungen und das Ausstellen eigener Rechnungen. Für beide gelten unterschiedliche Termine.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Handwerksbetriebe E-Rechnungen für betriebliche Einkäufe empfangen können. Für das Ausstellen bestehen Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027. Die neue Pflicht betrifft grundsätzlich Geschäfte zwischen inländischen Unternehmen; Rechnungen an private Endverbraucher sind davon ausgenommen (BMF: Steuerliche Änderungen 2025).

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dazu gehören beispielsweise eindeutig zugeordnete Angaben zu Rechnungsnummer, Leistung, Betrag und Steuer. Die gesetzliche Definition steht in § 14 Abs. 1 UStG.

Eine gewöhnliche PDF aus Word oder einem Rechnungsprogramm erfüllt diese Anforderung nicht. Auch ein Scan wird durch den Versand per E-Mail nicht zur strukturierten E-Rechnung. Solche Dateien bilden die Rechnung lediglich für das menschliche Auge ab (Bundesverwaltung: Unterschiede zwischen PDF und E-Rechnung).

Mit Papierform: eine Datei, zwei Leser

Das PDF, das Papierform schreibt, sieht aus wie eine gewöhnliche Rechnung — und trägt dieselbe Rechnung noch einmal als XML im Anhang. Wo auf dem Blatt „Nettobetrag 3.000,00 €“ und „zzgl. 19 % USt 570,00 €“ steht, steht im Anhang derselbe Betrag in einem Feld, das die Buchhaltungssoftware deines Kunden ohne Abtippen liest. Beide Fassungen kommen aus derselben Rechnung; eine zweite, die abweichen könnte, gibt es nicht. Du hängst weiterhin genau eine Datei an die Mail und musst dafür nichts anhaken. Das Angebot bekommt keinen Anhang — es ist keine Rechnung.

Ab wann müssen Handwerker E-Rechnungen ausstellen?

Die folgende Übersicht betrifft die vom Umsatzsteuergesetz erfassten inländischen Geschäfte zwischen Unternehmen. Dauerhafte Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmer, bleiben bestehen.

Für 2027 zählt der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Kalenderjahr 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG. Genau 800.000 Euro liegen noch innerhalb der verlängerten Übergangsfrist.

§ 27 Abs. 38 UStG knüpft die Übergänge sowohl an den Leistungszeitraum als auch an die rechtzeitige Übermittlung der Rechnung. Für bestimmte EDI-Verfahren besteht bis Ende 2027 eine zusätzliche Übergangsregelung.

Beispiel: kleiner Elektrofachbetrieb

Ein regelbesteuerter Elektrobetrieb erzielt 2026 einen maßgeblichen Gesamtumsatz von 420.000 Euro. Für seine 2027 ausgeführten und noch 2027 abgerechneten Leistungen darf er weiterhin Papier oder — mit Zustimmung — einfache PDF verwenden. Für entsprechende Umsätze ab 2028 braucht er E-Rechnungen, sofern keine Ausnahme greift (Bayerisches Landesamt für Steuern: Übergangsregelungen).

Mit Papierform: die Frist ausrechnen musst du nicht

Derselbe Elektrobetrieb schreibt mit Papierform schon heute E-Rechnungen, und zwar jede. Ob für ihn 2027 oder 2028 gilt, spielt für seine Ausgangsrechnungen dann keine Rolle mehr: was die Pflicht ab dem Stichtag verlangt, geht vorher schon hinaus, und der Kunde, dessen Software noch nichts damit anfängt, liest einfach das Blatt.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Privatkunden?

Nein. Die umsatzsteuerliche Pflicht zur strukturierten E-Rechnung erfasst grundsätzlich Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind.

Streichst du das selbst genutzte Wohnzimmer einer Privatperson, darfst du weiterhin auf Papier abrechnen. Eine elektronische Rechnung, etwa als PDF, setzt in diesem Fall die Zustimmung des Empfängers voraus. Die allgemeine Rechnungspflicht für steuerpflichtige Grundstücksleistungen besteht trotzdem (§ 14 Abs. 1 und 2 UStG).

Was der Privatkunde mit der Rechnung danach tun muss, steht im Artikel Aufbewahrungspflicht für Privatkunden: die 2-Jahres-Frist.

Achtung bei vermieteten Wohnungen

Ein Auftraggeber mit privatem Namen ist nicht automatisch privater Endverbraucher. Auch Wohnungsvermieter können umsatzsteuerlich Unternehmer sein. Beauftragt ein Vermieter Arbeiten für seine Vermietung, kann deshalb ein Geschäft zwischen Unternehmen vorliegen — selbst wenn seine Mieteinnahmen umsatzsteuerfrei sind (BMF-FAQ, Frage 3).

Für die Auftragsannahme empfiehlt sich daher eine klare Zuordnung: Wird die Leistung für den privaten Haushalt oder für eine unternehmerische Tätigkeit bestellt?

Mit Papierform: die Kundenart ist diese Zuordnung

Beim Kunden wählst du eine von drei Arten: Privatperson, Bauunternehmen oder Betrieb bzw. Körperschaft ohne eigene Bauleistungen. Der Vermieter, der für seine Mietwohnung bestellt, gehört in die dritte. Bei der Privatperson setzt Papierform den Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht unter den Betrag. Die Datei ist in allen drei Fällen dieselbe: dem Privatkunden druckst du sie aus oder schickst sie mit seiner Zustimmung als PDF — der Anhang darin stört ihn nicht, und er muss ihn nicht kennen.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Für Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, dürfen Kleinunternehmer weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Die Ausnahme ist keine bloße Übergangsfrist bis 2028. Grundlage ist § 34a UStDV.

Ein kleiner Betrieb ist allerdings nicht automatisch Kleinunternehmer im steuerlichen Sinn. Wer der Regelbesteuerung unterliegt, kann die Ausnahme nicht allein wegen weniger Mitarbeiter oder geringer Betriebsgröße nutzen.

Empfangen können müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen. Dasselbe gilt für Betriebe, die ausschließlich Privatkunden bedienen: Beim Materialeinkauf treten sie selbst als unternehmerische Kunden auf (Bayerisches Landesamt für Steuern: Empfangspflicht).

Mit Papierform: als Kleinunternehmer

Mit dem Schalter für § 19 im Briefkopf weist der Beleg keine Steuer aus und trägt den Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Eine E-Rechnung ist er trotzdem — du musst sie nicht schreiben, darfst es aber, einem anderen inländischen Unternehmer gegenüber auch ohne dessen Zustimmung. An einer Stelle verlangt sie mehr als das Papier: die Norm EN 16931 will eine Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers im Datensatz. Fehlt sie im Briefkopf, sagt Papierform das vor dem Schreiben, denn sonst beanstandet die Software des Empfängers den Anhang.

Welche Ausnahme gilt für Rechnungen bis 250 Euro?

Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro Gesamtbetrag dürfen unter den Voraussetzungen des § 33 UStDV weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden. Entscheidend ist der Bruttobetrag, nicht nur der Nettowert.

Für das Bauhandwerk ist eine Einschränkung relevant: Die Kleinbetragsvereinfachung gilt unter anderem nicht für Leistungen nach § 13b UStG. Eine kleine Rechnung über eine entsprechende Bauleistung ist deshalb nicht automatisch von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Papierform kennt die Vereinfachung nicht und braucht sie nicht: auch die Rechnung über 180 Euro trägt alle Angaben und den Anhang. Das ist mehr, als verlangt wird, und nie weniger.

XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format eignet sich?

In Deutschland sind vor allem diese beiden Formate verbreitet:

Nach dem BMF erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Anforderungen; bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen. Eine beliebige PDF mit irgendeinem Anhang reicht daher nicht (BMF-FAQ, Frage 7).

Für die Auswahl einer Software ist ein praktischer Test hilfreicher als das Etikett „digital“: Lass dir eine echte Rechnungsdatei erstellen und prüfe, ob deine Buchhaltung sie einlesen kann.

Mit Papierform: beides, aus derselben Rechnung

Der Normalfall ist ZUGFeRD: ein PDF/A-3 mit dem XML im Profil EN 16931 (Factur-X 1.0, in Deutschland als ZUGFeRD 2.x geführt). Die beiden kleineren Profile, die das BMF ausnimmt, schreibt Papierform gar nicht erst — sie enthalten keine Positionen. Für Ämter gibt es unter der Vorschau den Knopf „XRechnung“: dieselbe Rechnung als reine XML-Datei nach XRechnung 3.0, mit demselben Namen wie das PDF bis auf die Endung, damit beide im Ordner nebeneinanderliegen.

Was braucht ein Handwerksbetrieb zum Empfang?

Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Die empfangenen Dateien müssen anschließend lesbar gemacht, geprüft und aufbewahrt werden können. Ein Betrieb braucht dafür einen verlässlichen Ablauf, auch wenn die Rechnungen später beim Steuerberater verarbeitet werden (Bayerisches Landesamt für Steuern: Empfang und Speicherung).

Praktisch ist eine feste Rechnungsadresse. Lege fest, wer das Postfach kontrolliert, Rechnungen dem Auftrag zuordnet und Rückfragen klärt. Teste auch die Vertretung bei Urlaub oder Krankheit.

Diese Hälfte der Pflicht nimmt dir Papierform nicht ab. Es schreibt Rechnungen und Angebote und hört dann auf; die Rechnungen deiner Lieferanten nimmt es nicht entgegen. Dafür brauchst du das Postfach und den Ablauf oben.

Was gilt für Leistungsbeschreibungen und Bauabrechnungen?

Alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen (BMF-FAQ, Frage 7a). Ergänzende Angaben dürfen in einen Anhang, der in der E-Rechnung selbst steckt; ein Link auf ein Ziel außerhalb genügt nicht. Zu diesen Angaben gehört die Rechnungsnummer — was für sie gilt, steht im Artikel Fortlaufende Rechnungsnummer: Pflicht, Regeln und Beispiele.

Für Bauleistungen nennt das BMF eine konkrete Erleichterung: Es ist „jedenfalls derzeit“ ausreichend, wenn der strukturierte Teil als Leistungsbeschreibung nur die einzelnen Gewerke mit den jeweiligen Summen enthält. Dann muss die E-Rechnung eine menschenlesbare Anlage mit der detaillierten Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis enthalten (BMF-FAQ, Frage 7b).

Teste vor der Umstellung deshalb nicht nur eine einfache Rechnung über zwei Positionen. Nutze auch einen typischen größeren Auftrag mit Leistungsverzeichnis, Abschlägen und Schlussrechnung. So erkennst du früh, welche Angaben deine Software tatsächlich überträgt.

Mit Papierform: die Schlussrechnung im Datensatz

Papierform braucht die Erleichterung nicht: jede Position des Blattes ist eine Zeile im XML, mit ihrer Nummer, Menge, Einheit und ihrem Preis; steht ein Aufmaß hinter der Menge, geht es als Anmerkung zur Zeile mit. Auf der Schlussrechnung werden die Abschläge im Datensatz genauso abgezogen wie auf dem Papier — mit Netto und Steuer getrennt, nicht brutto. Warum das so sein muss, steht im Artikel Warum Abschläge netto abgezogen werden.

Eine Angabe verlangt der Datensatz genauer als das Papier: den Leistungszeitpunkt. „August 2026“, „24.08.2026“ oder „01.08. – 31.08.2026“ liest die Software des Empfängers als Datum; „nach Aufmaß“ ist auf dem Blatt zulässig und im XML ein leeres Feld. Papierform sagt dir das vor dem Schreiben.

Bauleistungen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

Das elektronische Format ändert nicht, wer die Umsatzsteuer schuldet. Liegt ein Fall des § 13b UStG vor, muss die Rechnung insbesondere den vorgeschriebenen Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten (§ 14a Abs. 5 UStG).

In Papierform ist das ein Schalter am Beleg, den es nur beim Bauunternehmen gibt. Mit ihm steht der Hinweis unter dem Betrag, und das XML trägt die Steuerkategorie „AE“. Die E-Rechnung verlangt dann zusätzlich die USt-IdNr. deines Auftraggebers, die das Gesetz auf dem Papier nicht fordert — mehr dazu im Artikel § 13b bei Bauleistungen.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Für betriebliche Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres. Eine Rechnung aus 2026 ist damit grundsätzlich bis einschließlich 31. Dezember 2034 aufzubewahren; gesetzliche Verlängerungen können hinzukommen (§ 14b Abs. 1 UStG).

Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt im ursprünglichen Format erhalten bleiben. Nur den Ausdruck abzuheften reicht deshalb nicht. Die allgemeinen Anforderungen an Aufbewahrung und Nachprüfbarkeit sind weiterhin zu beachten (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).

Bewahre praktisch auch zugehörige Anlagen auf und kläre mit der Buchhaltung, wie Rechnungen gesichert und bei einem Softwarewechsel vollständig exportiert werden.

Mit Papierform: die Datei ist das Original

Papierform ist kein Archiv. Deine Belege liegen im Speicher deines Browsers, auf keinem Server — und ein Browserspeicher kann geleert werden. Was du acht Jahre aufbewahrst, ist deshalb die Datei, die du verschickt hast: das PDF samt Anhang, so wie es hinausging, abgelegt bei dir oder deiner Steuerberatung. Die Sicherung unter „Deine Daten“ ist etwas anderes: sie hält deinen Arbeitsstand fest — Belege, Briefkopf, Kundenliste, Nummernkreis —, damit du weiterarbeiten kannst, und ersetzt die Ablage der verschickten Dateien nicht.

Was gilt bei Aufträgen für Behörden und Kommunen?

Für öffentliche Auftraggeber bestehen zusätzliche Regeln. Eine nach dem Umsatzsteuergesetz noch zulässige Papier- oder PDF-Rechnung muss deshalb nicht automatisch den Anforderungen eines Behördenauftrags entsprechen. Auch der Vertrag kann Vorgaben zur elektronischen Abrechnung enthalten (Bundesverwaltung: FAQ zur E-Rechnung).

Kläre bei solchen Aufträgen vorab das verlangte Format, den Übermittlungsweg und die Rechnungsreferenzen. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung wird insbesondere die Leitweg-ID des Auftraggebers benötigt. Der Handwerksbetrieb braucht dafür keine eigene Leitweg-ID (Bundesverwaltung: FAQ, Reiter „Leitweg-ID“).

Mit Papierform: die Rechnung ans Amt

Die Leitweg-ID steht im Auftrag und gehört in Papierform zum Kunden. Ist sie eingetragen, zeigt das Werkzeug, was die XRechnung über das PDF hinaus braucht: Telefon und E-Mail des Ausstellers etwa, die es aus deiner Fußzeile liest, statt dafür zwei weitere Felder aufzumachen. Fehlt etwas, nennt die Meldung nach dem Klick die Lücken. Hochladen ins Rechnungseingangsportal musst du die Datei selbst — Papierform schickt nichts irgendwohin.

E-Rechnung im Handwerk umsetzen: sechs praktische Schritte

1. Kunden zuordnen: Private Haushalte, Unternehmen und öffentliche Auftraggeber unterscheiden.
2. Frist bestimmen: Kleinunternehmerstatus und maßgeblichen Vorjahresgesamtumsatz prüfen.
3. Empfang organisieren: Postfach, Zuständigkeit und Vertretung festlegen.
4. Software testen: XRechnung oder geeignetes ZUGFeRD sowie typische Bauabrechnungen ausprobieren.
5. Rechnungen prüfen: Beträge und Leistungsdaten kontrollieren; eine technische Validierung ergänzt die inhaltliche Prüfung.
6. Ablage abstimmen: Originaldateien und relevante Anlagen sichern und mit der Buchhaltung einen durchgängigen Ablauf vereinbaren.

Eine technische Prüfung ist sinnvoll: Nach dem BMF können Formatfehler dazu führen, dass eine Datei die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllt (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht 2025 für Handwerker

Musste jeder Handwerker schon 2025 E-Rechnungen verschicken?

Nein. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Die Fähigkeit zum Empfang ist bereits seit 2025 erforderlich.

Ist eine PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Eine einfache PDF nicht. Sie enthält normalerweise keine normgerecht strukturierten Rechnungsdaten. Ein geeignetes ZUGFeRD-Dokument verbindet dagegen PDF und strukturierte Daten.

Sind Kleinunternehmer ab 2028 ebenfalls zur Ausstellung verpflichtet?

Für ihre nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreien Umsätze besteht die Ausnahme nach § 34a UStDV weiterhin. Die Empfangsfähigkeit benötigen sie trotzdem.

Muss ich mein Rechnungsprogramm ersetzen?

Nicht zwangsläufig. Prüfe zunächst, ob ein Update oder ein zusätzliches Modul die benötigten Formate, Prüfungen und Exporte unterstützt. Entscheidend ist, ob der gesamte Rechnungsablauf funktioniert.

Benötige ich für jeden Firmenkunden eine Leitweg-ID?

Nein. Für normale Geschäfte zwischen Unternehmen ist grundsätzlich keine Leitweg-ID erforderlich. Sie dient insbesondere der Zuordnung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Einem Betrieb schickst du das PDF: es ist schon eine E-Rechnung.

Fazit: Empfang sicherstellen und eigene Umstellung vorbereiten

Für Handwerksbetriebe lohnt es sich, die Umstellung an echten Aufträgen zu testen: von der Leistungsbeschreibung über den Versand bis zur Ablage in der Buchhaltung. Wer dabei Privatkunden, Firmenkunden und öffentliche Auftraggeber sauber zuordnet, kann die jeweils passende Rechnungsform verwenden und Rückfragen vermeiden.

So macht es Papierform

Jede Rechnung, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung aus Papierform ist ein PDF/A-3 mit der Rechnung als XML nach EN 16931 im Anhang, und auf Wunsch zusätzlich eine XRechnung 3.0. Die Beträge im Datensatz sind dieselben wie auf dem Blatt, weil beide aus derselben Rechnung kommen. Vor dem Schreiben prüft Papierform, was die E-Rechnung über § 14 UStG hinaus verlangt: einen Leistungszeitpunkt, der sich als Datum lesen lässt, die Kennnummer des Ausstellers und bei § 13b die USt-IdNr. des Empfängers.

Was es nicht tut: Rechnungen empfangen, Rechnungen verschicken, Rechnungen archivieren. Und die Prüfung vor dem Schreiben ersetzt nicht den Validator deines Empfängers — bei einem neuen großen Auftraggeber lohnt die eine Testrechnung, die oben empfohlen ist, auch hier.

Quellen

• § 14 UStG: Definition und Anwendungsbereich der E-Rechnung.
• § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregelungen und Umsatzgrenze.
• § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern.
• § 33 UStDV: Kleinbetragsrechnungen und Einschränkungen.
• § 14a Abs. 5 UStG: Rechnungsangaben bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
• § 14b UStG: Aufbewahrung betrieblicher Rechnungen.
• BMF: Die wichtigsten steuerlichen Änderungen 2025: Einführung und zeitliche Einordnung.
• BMF: FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026: Formate, Vermieter, Leistungsbeschreibungen und Bauabrechnungen.
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025: Formatprüfung und Aufbewahrung.
• Bayerisches Landesamt für Steuern: E-Rechnung: Empfangspflicht und Umsetzung.
• Bundesverwaltung: Papier-, PDF- und E-Rechnung: Unterschiede der Rechnungsformate.
• Bundesverwaltung: FAQ zur E-Rechnung: Anforderungen bei öffentlichen Aufträgen, Leitweg-ID.