Sicherheitseinbehalt: Bruttoabrechnungssumme statt Restbetrag

Wofür der Einbehalt da ist

Nach der Abnahme haftest du für Mängel: bei einem Bauwerk fünf Jahre nach BGB (§ 634a Abs. 1 Nr. 2), vier Jahre nach VOB/B (§ 13 Abs. 4 Nr. 1), wenn nichts anderes vereinbart ist. Damit der Auftraggeber in dieser Zeit nicht allein auf dein Wort angewiesen ist, vereinbaren viele Bauverträge eine Sicherheit: einen Teil der Vergütung, den er zunächst behält. Üblich sind fünf Prozent.

Zwei Dinge vorweg. Einen Sicherheitseinbehalt für Mängelansprüche gibt es nur, wenn er im Vertrag steht — auch die VOB/B setzt voraus, dass eine Sicherheit vereinbart ist (§ 17 Abs. 1 Nr. 1). Und er ist keine Kürzung deines Preises, sondern eine aufgeschobene Zahlung: die Rechnung weist die Umsatzsteuer auf den vollen Betrag aus, und der Einbehalt steht darunter.

Wovon die fünf Prozent berechnet werden

Die übliche Formulierung im Bauvertrag lautet „5 % der Bruttoabrechnungssumme“. Gemeint ist der Wert der ganzen abgerechneten Leistung einschließlich Umsatzsteuer: der Gesamtbetrag der Schlussrechnung, bevor irgendetwas abgezogen wird. Steht in deinem Vertrag etwas anderes, etwa die Nettosumme oder die Auftragssumme, gilt das.

Die Versuchung liegt woanders. Auf der Schlussrechnung steht nach dem Abzug der Abschläge ein Restbetrag, und der ist die Zahl, von der als Nächstes etwas abgezogen wird. Also nimmt man die fünf Prozent davon. Das ist die falsche Zahl.

Das Beispiel

Dieselbe Trockenbauleistung wie im Artikel über die Abschläge: 10.000 € netto, 11.900 € brutto, zwei Abschläge über zusammen 8.330 €. Vereinbart sind 5 % der Bruttoabrechnungssumme.

Mit jedem Abschlag kleiner

Der Fehler ist keine Rundungsfrage, er hat eine Richtung. Je mehr während der Bauzeit schon abgerechnet wurde, desto kleiner der Restbetrag — und desto kleiner die Sicherheit, wenn sie an ihm hängt:

Die Sicherheit soll die Mängelansprüche aus der ganzen Leistung abdecken, und deren Wert ändert sich nicht dadurch, dass zwischendurch gezahlt wurde. Am Restbetrag bemessen, hinge sie davon ab, wie ordentlich Abschläge geschrieben wurden: wer am saubersten zwischenabrechnet, stellte am Ende die kleinste Sicherheit.

Warum dich das angeht, obwohl es zu deinen Gunsten rechnet

Zu wenig einbehalten klingt nach einem Vorteil. Es ist keiner: der Auftraggeber behält ein, was im Vertrag steht, nicht was auf deiner Rechnung steht. Dann kommt weniger an, als du als Zahlbetrag ausgewiesen hast, und in deinen offenen Posten bleibt eine Differenz stehen, die niemand schuldet. Wer darauf mahnt, mahnt einen Betrag an, den er nicht bekommen wird — und bei der Rechnungsprüfung des Auftraggebers wird die Schlussrechnung ohnehin korrigiert.

Bei § 13b ohne Umsatzsteuer

Rechnest du nach § 13b ab, steht auf der Rechnung keine Umsatzsteuer — und dann gehört auch keine in die Bemessung des Einbehalts. Die VOB/B sagt es ausdrücklich (§ 17 Abs. 6 Nr. 1). Die Abrechnungssumme ist dann der Nettobetrag: 5 % von 10.000 € sind 500 €.

Was nach der VOB/B mit dem Einbehalt geschieht

Ist die VOB/B vereinbart, bleibt der Einbehalt nicht einfach in der Kasse des Auftraggebers liegen:

• Sperrkonto. Er muss dir den einbehaltenen Betrag mitteilen und ihn binnen 18 Werktagen auf ein Sperrkonto einzahlen, über das ihr nur gemeinsam verfügt (§ 17 Abs. 5 und 6 Nr. 1 VOB/B). Öffentliche Auftraggeber dürfen ihn auf ein eigenes Verwahrgeldkonto nehmen, dann ohne Zinsen (Nr. 4).
• Nachfrist. Zahlt er nicht rechtzeitig ein, kannst du ihm eine angemessene Nachfrist setzen. Lässt er auch die verstreichen, kannst du die sofortige Auszahlung verlangen und musst keine Sicherheit mehr leisten (Nr. 3).
• Bürgschaft statt Bargeld. Die Wahl der Sicherheit liegt bei dir, und du darfst eine durch eine andere ersetzen (§ 17 Abs. 3) — also den Bareinbehalt durch eine Bürgschaft ablösen.
• Rückgabe. Eine nicht verwertete Sicherheit für Mängelansprüche ist nach zwei Jahren zurückzugeben, wenn kein anderer Zeitpunkt vereinbart ist (§ 17 Abs. 8 Nr. 2).

Und die Umsatzsteuer auf den Einbehalt?

Wer nach vereinbarten Entgelten versteuert — der Regelfall —, schuldet sie mit der Leistung, obwohl das Geld erst in Jahren kommt. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass du sie insoweit wegen Uneinbringlichkeit berichtigen darfst, wenn du einen vertraglichen Einbehalt über zwei bis fünf Jahre nicht vereinnahmen kannst (Urteil vom 24. Oktober 2013, V R 31/12) — nicht aber, wenn du ihn durch eine Bürgschaft hättest ablösen können. Das ist eine Frage für deine Voranmeldung und deine Steuerberatung, nicht für die Rechnung: auf dem Beleg bleibt die Steuer auf den vollen Betrag stehen.

So macht es Papierform

Auf der Schlussrechnung trägst du den vereinbarten Satz in Prozent ein. Papierform bemisst ihn an der Bruttoabrechnungssumme — bei § 13b am Nettobetrag, weil keine Steuer ausgewiesen wird —, setzt ihn als eigene Zeile unter den Restbetrag und rechnet daraus den Zahlbetrag. Die Umsatzsteuer bleibt davon unberührt. In den offenen Posten gilt der Zahlbetrag als Forderung, also genau das, was dein Auftraggeber jetzt überweisen muss.

In der E-Rechnung hat der Einbehalt kein eigenes Feld. Damit der fällige Betrag im XML derselbe ist wie auf dem Papier, rechnet Papierform ihn dort zu den Vorauszahlungen und schreibt im Klartext dazu, dass es ein Sicherheitseinbehalt ist. Das Feld für den Einbehalt gibt es nur auf der Schlussrechnung — erst dort steht die Abrechnungssumme fest, an der er sich bemisst.